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飲み会幹事・下準備その2
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大規模な飲み会やパーティーのときは、お店の下見と担当者との打ち合わせができるとベター。
友達同士の少人数の飲み会など、下見が不要な場合や、会場が遠くて下見ができない場合などでも、予約時など、お店の担当者と電話での打ち合わせは必須！
会社の大事な飲み会なら、このときばかりは｢すみません、今日はお店の人との打ち合わせをしなければならないので･･････｣と、残業を切り抜けさせてもらっちゃおう。もちろん残業を抜けるばかりでなく、打ち合わせもしっかり、ね。
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・予約時などにチェックしておきたいこと 必要に応じてチェックしてね！ |
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□収容人数 □料理やドリンクの内容 □テーブルの移動の可否
□開始や終了が遅れるときの対応について □人数変更になる場合の連絡期限
□キャンセル料の有無 □小道具レンタルの有無 □クーポン使用の可否
※他に気になったことは、何でもお店の人に聞いておこう！ |
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食べ物は全員がおいしいと思えることが理想。でも、全員の希望をかなえるのはおそらく無理。だからこそ、アンケートをとるのがオススメ。多数決で決めれば、少なくとも「勝手に決めた！」なんて言いがかりをつけられる心配もないよね。
和･洋･中･エスニックなど料理のジャンルのほか、アラカルトかコースか、食べ放題かについても考えて。
アラカルトは各自が好きなメニューをオーダーできるメリットがある反面、料理が出てくるまでに時間がかかることもしばしば。前菜からデザートまでそろったコースのほうが、タイミングよく出てきて、値段もおトクな場合が多いみたい。
また、メニューが合わない人向けの代わりのメニューがあるかどうかも確認しておいて。
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ホットペッパーの読者6000人に聞きました！
どんなお店で飲み会をしたい？ |
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会社の飲み会の場合には、大皿料理を取り分けるのがわずらわしいためか、｢1人ずつ料理が小皿に出てくる｣お店が人気！ 反対に、友達同士の飲み会では｢デザートが充実している｣というポイントが高得点でした。
忘･新年会を実施したお店のジャンルは、料理のバラエティが豊富な｢居酒屋｣が全体の4割。ついで｢創作料理｣、｢和食｣が人気。でも、2位以下はホントに様々なジャンルのお店が並んでいます。ある程度、自由に考えてよいかも。 |
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参加者にヒアリングし、はずせないドリンクは何か、飲めない人のためのソフトドリンクの用意があるか、飲み放題かを決めよう。
大勢であれば、飲み放題がオーダーをまとめやすくて便利。もちろん、何が飲み放題になるのかも確認すること！
あまり飲まない人が多い場合、料理はコース、ドリンクは単品が安上がりに。
会社の仲間の飲み会や、男性の多い飲み会は、比較的ビールを飲む量が多いみたい。気兼ねなくどんどん飲みたいから、｢生ビール｣のあるお店や、｢飲み放題の内容が充実している｣お店が◎！ また、女性同士の飲み会の場合、｢お酒やカクテルの種類が豊富｣なお店が、満足度高し！
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はじめから終わりまで内容にメリハリがないと、顔を合わせて飲んで食べるだけ。それはそれでいいけれど、もし｢いつもの飲み会｣で終わらせたくないなら、ゲームや抽選会などのイベントで山場をつくることを考えよう。参加者の人数や内訳、会場の広さなどの条件を考慮してイベントを考えよう！
小道具などの演出にもこだわれば、ますます参加者のテンションも上がること間違いなし！ 効果音や照明、BGMまで使えるなら、言うことなし！
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食事代に必要経費（会場費、ゲームや抽選会の景品など）を加えて、参加者の人数で割ったものが会費。
人数にもよるけれど、大人数の場合は参加希望者数の2〜3割少なめを出席者として見積もって会費を割り出せば、問題ないでしょう。実際の参加者が、最初の見積もりどおりの人数だった場合には、余まったお金を追加オーダーや二次会費用にあてることができるよ。
さらに、追加オーダーの可能性なども考えて、食事代は2割増しくらいで設定して。当日の予定外の増額に、保険をかけておきましょう。
また、上司や会社からのカンパはあるのか、前もって集めるのか当日集めるのか、二次会の費用も含まれているのかなどについても決めておいて。当日バタバタしないよう、事前徴収できるとベター。
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たかが席順、されど席順。席順をあなどるなかれ。飲み会が成功するかどうかは、席順にかかっていると言っても過言ではない！
フォーマルな会の場合には、事前に席次表やテーブルカードを用意しても。そういう場合には、盛り上げ役をまばらに配置したり、犬猿の仲の２人の席を引き離したりする配慮を。幹事の自分は気になるあの人の隣を涼しげな顔でキープ、なんて裏技も、ささやかな幹事の特権！
また、出席者によほど仲の悪い人がいないのなら、当日にクジ引きで決めるのがGOOD！ クジ引き自体にゲーム性を持たせて参加者が楽しめるよう工夫すると、さらに盛り上がるよ。
最後に、おさえておきたい配慮名人のテク。喫煙者と禁煙者の席をさりげなく分けてあげよう。たばこを吸わない人にとって、飲み会の間じゅう、ヘビースモーカーの横に座っているのは、かなりの苦痛だということも憶えておいて。
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クジ引きのアイデアあれこれ |
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■クジ自体をキャンディやダーツ、トランプにしておき、ゲームや抽選会にも利用。
■男女混合の座席にしたい場合には、あらかじめクジを男女別々に作っておく。
■クジでテーブルだけ指定して、テーブル内では自由に着席するのもアリ。 |
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受付〜閉会までの流れを台本にまとめておくと、本番がいっそうスムーズ！
タイムスケジュールのほか、起立、着席、移動など参加者の動きについて、スタッフへの指示の出し方などをメモしておいて。
また、乾杯の音頭をとる人や、挨拶をする人の名前や肩書きなどを簡潔に。フォーマルな場だったり大人数だったりすると、司会者もあがってしまうもの。パニックになって、名前の読み方をド忘れしたときのことを考えて、名前にはふりがなを。
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| 飲み会幹事カンペキマニュアル |
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達人マークは、大規模な飲み会の幹事さんや、経験豊富な幹事さん向けの上級テクニックです。 |
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